تبسيط إدارة السجلات من البداية إلى النهاية — بدءًا من الإنشاء وحتى التخلص منها. تعزيز المساءلة عن كل من السجلات المادية والإلكترونية، وضمان الأصالة، والموثوقية والنزاهة. تلبية أحدث معايير الامتثال العالمية، مثل أكثر من 20 لائحة أسترالية لنيو ساوث ويلز وفيكتوريا وكوينزلاند والولايات الأخرى، DoD 5015.02، وVERS، وISO 16175 1 & 2، وISO 15489، وIM4L، وIM8، وBagIt، وNRAA عمان. استخدم إطار العمل ذو الكود القليل وقدرات الذكاء الاصطناعي العامة لتصنيف السجلات ومعالجتها واسترجاعها تلقائيًا وتنفيذ وظائف أخرى متنوعة بكفاءة. توسيع السيطرة الكاملة للمسؤولين على كل من السجلات المادية والإلكترونية. علاوة على ذلك، قم بإنشاء قواعد مخصصة لتتبع حركات السجلات بين المستخدمين، إلى جانب إرشادات الأرشفة والتخلص النهائي.
القدرات الجوهرية
لوحة تحكم بديهية
احصل على عرض مخصص 360 درجة لجميع المهام والسجلات. إنشاء أو تخصيص لوحات المعلومات المحددة مسبقًا لأشخاص مختلفين. عرض المهام المعلقة، مثل “مهامي” و”التخلص المعلق” و”الإدارة الحيوية”
الامتثال وإدارة المخاطر
الامتثال لمعيار وزارة الدفاع الأمريكية 5015.2 للمتطلبات الأساسية والسجلات السرية، وامتثال BagIt، وIM4L، وIM8 في سنغافورة، وهيئة السجلات والمحفوظات الوطنية (NRAA) في سلطنة عمان، واستراتيجية السجلات الإلكترونية الفيكتورية (VERS)، وشهادات ISO وأكثر من 20 لائحة أسترالية لنيو ساوث ويلز وفيكتوريا وكوينزلاند وغيرها. استفد من سجلات المراجعة لسير العمل الشاملة والأذونات القوية والأمان القائم على السياسات لتقليل المخاطر. ضمان الامتثال من خلال الأتمتة والعمليات التجارية الأخرى لتلبية المتطلبات التنظيمية
التكامل القوي
قم بتسهيل عملية حفظ السجلات التلقائية واليدوية من خلال موصل جاهز لـ MS SharePoint. أرشفة السجلات والمحتوى من تطبيقات MS Office، مثل Outlook وWord وExcel وPPT. إدارة السجلات بناءً على السياسة التنظيمية عن طريق تحويل المستندات إلى سجلات
الأمن على مستوى المؤسسة
تأكد من دعم تسجيل الدخول الموحّد (SSO) للمصادقة المستندة إلى LDAP لتبسيط إدارة وصول المستخدم. حقوق الوصول إلى خطط الملفات والسجلات وطلبات الإرجاع والعناصر المتأخرة، بالإضافة إلى الوظائف الإدارية، بما في ذلك القدرة على إنشاء التقارير وتحديد القواعد. تمكين التوقيعات الرقمية وتشفير PKI لتعزيز أمان المستندات وسلامتها
سهولة البحث والاسترجاع
قم بتكوين عمليات البحث المختلفة التي يمكن تخصيصها لمستخدمين أو مجموعات مستخدمين مختلفة للوصول المخصص. قم بتمكين البحث بناءً على اسم السجل والمؤلف والتاريخ والباركود والمقترض ورقم التحويل أو سمات البيانات التعريفية الأخرى المحددة بواسطة المستخدم. قم بإجراء بحث عن النص الكامل للمحتوى بأكمله لضمان استرجاع المعلومات ذات الصلة بشكل شامل
إدارة السجلات في موقعها
حدد موقع المعلومات الضرورية دون نقل الملفات. استفد من إمكانات التكامل القوية مع أنظمة الجهات الخارجية، بما في ذلك تطبيقات Office 365 وOutlook وOneDrive وMS Teams وSharePoint. تمكين المستخدمين من تصنيف السجلات ووضع علامات عليها وإدارتها بسهولة مع ضمان التعاون السلس
الترحيل من أنظمة إدارة السجلات القديمة
استفد من أدوات الترحيل المتقدمة لأتمتة عملية نقل السجلات وبيانات التعريف والملفات المرتبطة على نطاق واسع. ضمان عملية ترحيل سلسة وخالية من الأخطاء مع الحد الأدنى من التدخل اليدوي. استخدم تقنيات تعيين البيانات المتقدمة لضمان الترحيل الدقيق للسجلات من النظام القديم إلى NewgenONE. تنفيذ فحوصات جودة البيانات وعمليات التحقق من الصحة للحفاظ على سلامة البيانات طوال عملية الترحيل
إدارة السجلات للبيانات المنظمة
دمج البيانات بسلاسة؛ تواصل مع مصادر قواعد البيانات المختلفة — MS SQL، وOracle، وPostgreSQL — باستخدام مكون إضافي مدمج لسهولة الوصول إلى البيانات. تخلص من متاعب إدارة مصادر البيانات المتعددة بشكل منفصل وتبسيط عمليات الأرشفة. استخدم واجهة سهلة الاستخدام مع وظيفة سحب وافلات سهلة الاستخدام لتعيين مجموعة البيانات وتصميم نموذج السياسة بسهولة
لوحة تحكم بديهية
احصل على عرض مخصص 360 درجة لجميع المهام والسجلات. إنشاء أو تخصيص لوحات المعلومات المحددة مسبقًا لأشخاص مختلفين. عرض المهام المعلقة، مثل “مهامي” و”التخلص المعلق” و”الإدارة الحيوية”
الامتثال وإدارة المخاطر
الامتثال لمعيار وزارة الدفاع الأمريكية 5015.2 للمتطلبات الأساسية والسجلات السرية، وامتثال BagIt، وIM4L، وIM8 في سنغافورة، وهيئة السجلات والمحفوظات الوطنية (NRAA) في سلطنة عمان، واستراتيجية السجلات الإلكترونية الفيكتورية (VERS)، وشهادات ISO وأكثر من 20 لائحة أسترالية لنيو ساوث ويلز وفيكتوريا وكوينزلاند وغيرها. استفد من سجلات المراجعة لسير العمل الشاملة والأذونات القوية والأمان القائم على السياسات لتقليل المخاطر. ضمان الامتثال من خلال الأتمتة والعمليات التجارية الأخرى لتلبية المتطلبات التنظيمية
التكامل القوي
قم بتسهيل عملية حفظ السجلات التلقائية واليدوية من خلال موصل جاهز لـ MS SharePoint. أرشفة السجلات والمحتوى من تطبيقات MS Office، مثل Outlook وWord وExcel وPPT. إدارة السجلات بناءً على السياسة التنظيمية عن طريق تحويل المستندات إلى سجلات
الأمن على مستوى المؤسسة
تأكد من دعم تسجيل الدخول الموحّد (SSO) للمصادقة المستندة إلى LDAP لتبسيط إدارة وصول المستخدم. حقوق الوصول إلى خطط الملفات والسجلات وطلبات الإرجاع والعناصر المتأخرة، بالإضافة إلى الوظائف الإدارية، بما في ذلك القدرة على إنشاء التقارير وتحديد القواعد. تمكين التوقيعات الرقمية وتشفير PKI لتعزيز أمان المستندات وسلامتها
سهولة البحث والاسترجاع
قم بتكوين عمليات البحث المختلفة التي يمكن تخصيصها لمستخدمين أو مجموعات مستخدمين مختلفة للوصول المخصص. قم بتمكين البحث بناءً على اسم السجل والمؤلف والتاريخ والباركود والمقترض ورقم التحويل أو سمات البيانات التعريفية الأخرى المحددة بواسطة المستخدم. قم بإجراء بحث عن النص الكامل للمحتوى بأكمله لضمان استرجاع المعلومات ذات الصلة بشكل شامل
إدارة السجلات في موقعها
حدد موقع المعلومات الضرورية دون نقل الملفات. استفد من إمكانات التكامل القوية مع أنظمة الجهات الخارجية، بما في ذلك تطبيقات Office 365 وOutlook وOneDrive وMS Teams وSharePoint. تمكين المستخدمين من تصنيف السجلات ووضع علامات عليها وإدارتها بسهولة مع ضمان التعاون السلس
الترحيل من أنظمة إدارة السجلات القديمة
استفد من أدوات الترحيل المتقدمة لأتمتة عملية نقل السجلات وبيانات التعريف والملفات المرتبطة على نطاق واسع. ضمان عملية ترحيل سلسة وخالية من الأخطاء مع الحد الأدنى من التدخل اليدوي. استخدم تقنيات تعيين البيانات المتقدمة لضمان الترحيل الدقيق للسجلات من النظام القديم إلى NewgenONE. تنفيذ فحوصات جودة البيانات وعمليات التحقق من الصحة للحفاظ على سلامة البيانات طوال عملية الترحيل
إدارة السجلات للبيانات المنظمة
دمج البيانات بسلاسة؛ تواصل مع مصادر قواعد البيانات المختلفة — MS SQL، وOracle، وPostgreSQL — باستخدام مكون إضافي مدمج لسهولة الوصول إلى البيانات. تخلص من متاعب إدارة مصادر البيانات المتعددة بشكل منفصل وتبسيط عمليات الأرشفة. استخدم واجهة سهلة الاستخدام مع وظيفة سحب وافلات سهلة الاستخدام لتعيين مجموعة البيانات وتصميم نموذج السياسة بسهولة
